Costruire Fiducia in Azienda: Quando Basta Chiedere

Come formatore aziendale, ho avuto la fortuna di osservare i benefici tangibili che la comunicazione aperta e strutturata può portare all’interno di un team o di un’intera organizzazione. Nelle aziende in cui ho lavorato, una delle regole che ha portato i cambiamenti più positivi è il semplice atto di chiedere il permesso di parlare. Può sembrare una banalità, ma “Chiedere il permesso di dare un feedback” o “Ti posso esprimere un mio punto di vista?” sono frasi che aiutano a instaurare una comunicazione più empatica e rispettosa, creando un clima di fiducia dove ognuno si sente accolto.

Perché Chiedere il Permesso di Parlare?

In qualsiasi ambiente di lavoro, ci sono inevitabilmente momenti in cui abbiamo bisogno di fornire feedback, esprimere un’opinione o manifestare un dissenso. Questi momenti possono essere delicati, e proprio in quei frangenti spesso emergono le paure di attaccare o essere attaccati.

Nella mia esperienza, la cultura aziendale migliora quando la comunicazione si basa su una premessa semplice ma potente: chiedere il permesso di parlare.

Quando chiediamo “Ti posso dare un feedback?” o “Posso esprimerti il mio punto di vista su questo?”, inviamo un segnale di rispetto verso l’altro. Il destinatario si sente riconosciuto, e ciò disinnesca immediatamente molte delle difese che spesso si alzano di fronte a un’opinione o a un’osservazione.

Creare Fiducia Attraverso il Permesso

Ho visto in diverse situazioni che la fiducia è uno degli elementi più potenti che possiamo instaurare in un team, e per costruirla ci vuole un approccio consapevole. Quando le persone percepiscono che il loro collega o superiore sta chiedendo il permesso di esprimersi, non solo si sentono rispettate, ma anche al sicuro. Ciò riduce la paura del giudizio e della critica, favorendo una maggiore apertura.

Per esempio, in uno dei team con cui ho lavorato, un manager ha adottato questa modalità di comunicazione con il suo team durante le riunioni settimanali. Invece di lanciarsi direttamente in un monologo con analisi di performance, iniziava sempre con un rispettoso “Posso condividere un’idea che penso possa migliorare il nostro lavoro?” In breve tempo, ho visto le dinamiche di quel gruppo cambiare radicalmente: le persone non solo si mostravano più ricettive, ma erano anche molto più disposte a rispondere in modo onesto e senza timore.

Ridurre le Difese e Promuovere il Dialogo Autentico

Questo tipo di approccio è particolarmente utile quando ci troviamo a dare feedback che possono toccare questioni delicate o aree in cui un collega potrebbe sentirsi vulnerabile. Soprattutto quando le persone sanno di aver commesso un errore, può essere difficile aprirsi e accettare una critica senza sentirsi attaccati o sminuiti.

Ho visto tante volte come il chiedere permesso per esprimersi, anche solo per un attimo, abbatta quelle barriere che spesso le persone costruiscono per proteggersi. Quando i membri di un team si sentono al sicuro nel comunicare le loro sfide e insicurezze, si creano le condizioni per affrontare i problemi direttamente e senza troppi filtri, avvicinandosi alla vera soluzione. Invece di aggirare i problemi o di ignorarli, i membri di quel team arrivano al cuore della questione.

Troppo spesso vediamo che le persone evitano conversazioni difficili per paura del giudizio altrui o per evitare tensioni. Una cultura aziendale che promuove la comunicazione rispettosa e consapevole aiuta a evitare che questo accada.

L’importanza dell’Ascolto Attivo

Un altro aspetto che si affianca alla regola di chiedere il permesso è l’ascolto attivo. Quando il dialogo è bidirezionale e l’ascolto è genuino, aumentano sia la comprensione che la fiducia.

Spesso, le persone sono così concentrate su ciò che vogliono dire che dimenticano di ascoltare veramente l’altro.

Per me l’ascolto attivo è la base della comunicazione efficace. Uno degli esercizi che propongo consiste nell’assegnare a ciascun partecipante un partner e nel chiedere loro di ascoltare attentamente senza interrompere, per poi riformulare il contenuto di ciò che hanno ascoltato. Questo esercizio, che può sembrare semplice, ha avuto un impatto sorprendente nel far comprendere alle persone quanto sia importante accogliere e riflettere sulle parole altrui prima di rispondere.

Un Esempio Pratico in un Grande Negozio

Immaginiamo un grande negozio con vari reparti. All’interno di ogni reparto, i team hanno responsabilità specifiche, come la gestione del magazzino, la relazione con i clienti e la supervisione degli ordini. In questo contesto, ogni piccolo errore può avere conseguenze a catena su tutto il processo di lavoro.

Durante una formazione su come migliorare la comunicazione e la collaborazione, ho lavorato con i membri di un reparto che spesso si sentivano sotto pressione perché i loro colleghi di altri reparti inviavano richieste last minute o segnalazioni di errori senza un minimo di introduzione. A nessuno piace sentirsi “colpevolizzato,” e molte delle persone del team si sentivano messe sotto accusa anche solo per semplici richieste di chiarimento.

Insieme, abbiamo stabilito una regola di comunicazione basata sul chiedere il permesso per affrontare questioni delicate. L’effetto è stato immediato: quando qualcuno aveva una richiesta o un feedback da dare, prima chiedeva: “Hai un attimo? Vorrei parlarti di un aspetto che penso possa aiutarci a migliorare il flusso del lavoro.” In pochi mesi, questa pratica ha notevolmente ridotto i malintesi e migliorato la fiducia tra i team. Grazie a questo metodo, ciascuno si sentiva libero di comunicare senza temere il giudizio.

Comunicare consapevolmente, chiedere il permesso di parlare e avere un ascolto attivo sono fondamentali per creare un ambiente di lavoro dove le persone si sentano valorizzate e sicure. Quando un’organizzazione riesce a instaurare una cultura di questo tipo, si creano i presupposti per un clima di fiducia e per un lavoro di squadra realmente efficace.

Questo è il cuore del mio lavoro come formatore: aiutare le persone a esprimersi, a confrontarsi senza paura e a crescere insieme, con l’obiettivo di creare un ambiente in cui tutti possano portare il loro contributo nel modo più autentico e costruttivo.